Qu’est-ce que la gestion du tail spend dans les logiciels ?
Le tail spend, cette longue traîne d’abonnements logiciels mineurs, coûte des millions aux organisations sans que personne ne s’en aperçoive. Qu’est-ce que c’est, pourquoi est-ce si difficile à maîtriser et comment y remédier.
- 1 septembre 2024
- 5 min
Le tail spend est un terme fréquemment utilisé dans les cercles d’achats, mais qui est rarement bien géré en pratique. Il fait référence à la longue traîne des petites et moyennes dépenses en dehors du process d’achat formel, qui constituent pourtant une part étonnamment importante du budget total.
Qu’est-ce que le tail spend ?
La règle de Pareto s’applique aussi aux achats : en moyenne, 20 % des fournisseurs représentent 80 % des dépenses. Les 80 % restants, la « traîne », ne couvrent que 20 % du budget. Mais ces 20 % sont éclatés en centaines de petits contrats, abonnements et achats isolés à peine suivis.
Dans le domaine des logiciels, cet effet est encore plus marqué. Pensez à :
Un abonnement Zoom qui se renouvelle automatiquement depuis trois ans
Dix outils différents de gestion de projet utilisés par diverses équipes
Des licences Adobe pour des collaborateurs partis depuis longtemps
Des outils de niche acquis pour un projet ponctuel mais jamais résiliés
Pourquoi le tail spend est-il difficile à maîtriser ?
Il y a trois causes structurelles qui font que le tail spend échappe à la plupart des organisations :
1. Absence de vision centrale. Les logiciels sont achetés par différents départements, souvent par carte bancaire ou facture directe, sans que la DSI ou les achats en soient informés. L’ombre informatique se développe sans bruit.
2. Renouvellements automatiques. La plupart des abonnements SaaS se renouvellent automatiquement. Sans contrôle actif, vous payez année après année pour des packs dont les utilisateurs ne se servent plus depuis longtemps.
3. Manque de levier. Les petits contrats ne font pas l’objet de négociations actives. Le fournisseur fixe le prix et le client l’accepte tacitement.
Comment gérer le tail spend ?
Une gestion efficace du tail spend logiciel commence par trois étapes :
Étape 1 : Faire l’inventaire. Cartographiez tous les logiciels : quels outils sont utilisés, par qui, combien de licences, quels coûts, date d’expiration des contrats ? C’est la base de tout.
Étape 2 : Analyser et consolider. Identifiez les chevauchements. Combien d’outils de gestion de projet différents ? Combien d’outils de visioconférence ? Consolidez en un ou deux par catégorie et gagnez du levier auprès des fournisseurs retenus.
Étape 3 : Négocier activement. Utilisez la consolidation comme levier. Présentez aux fournisseurs des données concrètes : voici ce que nous utilisons, voici ce que nous sommes prêts à payer. Un tiers indépendant comme SoftVaro apporte par ailleurs une transparence du marché souvent inaccessible aux acheteurs internes.
Questions fréquentes
Les questions les plus posées sur ce sujet.
Qu’est-ce que le tail spend exactement ?
Le tail spend désigne la longue traîne des achats petits et moyens en dehors du processus officiel d’achat. Cela représente souvent 20 % des dépenses réparties sur 80 % des fournisseurs. Dans les logiciels, c’est particulièrement visible : des dizaines d’outils avec de petits abonnements qui, cumulés, pèsent lourd dans la facture.
Comment gérer le tail spend ?
Commencez par un inventaire complet des logiciels. Regroupez les outils par catégorie et identifiez les doublons. Consolidez en réduisant le nombre de fournisseurs et négociez des tarifs groupés. SoftVaro accompagne ce processus.
Combien puis-je économiser grâce à la gestion du tail spend ?
En moyenne, les organisations économisent entre 15 et 30 % sur leur tail spend en consolidant activement et en négociant. L’économie exacte dépend du nombre d’outils, de la structure des contrats et de la marge de négociation avec chaque fournisseur.
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